Privacybeleid voor werving bij inventi.jobs
Publicatiedatum: 9 december 2025
Bij inventi.jobs beheren wij ons employer branding- en wervingsproces via onze carrièresite (de “Carrièresite”) en via een bijbehorend kandidaatvolgsysteem. In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens verwerken van bezoekers en kandidaten die met ons in contact komen in het kader van onze rekruteringsactiviteiten.
Wij verwerken uw gegevens wanneer u:
- onze Carrièresite bezoekt (als “Bezoeker”);
- een profiel aanmaakt of zich met ons verbindt om updates over vacatures te ontvangen (als “Verbonden Kandidaat”);
- solliciteert naar een functie bij ons, via onze Carrièresite of via een externe partij (als “Solliciterende Kandidaat”);
- wordt geïdentificeerd door ons wervingsteam via externe bronnen zoals professionele netwerken (als “Gezochte Kandidaat”);
- door een medewerker of partner naar ons wordt doorverwezen (als “Gesourcete Kandidaat”);
- als referentie wordt opgegeven door een kandidaat (als “Referentie”).
Wanneer in dit beleid de term “Kandidaat” wordt gebruikt, verwijst dit naar alle bovengenoemde categorieën, tenzij anders vermeld.
1. Verwerking van persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens verstaan we alle informatie die direct of indirect aan u gekoppeld kan worden (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres, enz.).
Wij zijn de “verwerkingsverantwoordelijke” volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679, “AVG”), wat betekent dat wij bepalen hoe en waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt. Wij maken gebruik van dienstverleners (“verwerkers”), zoals Teamtailor, die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voor alle personen die onze Carrièresite bezoeken
- Apparaatinformatie: IP-adres, browsertype, taalinstellingen, besturingssysteem, schermresolutie, geografische locatie.
- Technische en statistische gegevens: informatie over uw gebruik van de Carrièresite (zoals bezochte pagina’s, interacties en verkeersbronnen).
- Communicatiegegevens: informatie die u met ons deelt via e-mail, formulieren of berichtenfuncties.
- Contactgegevens: wanneer u vrijwillig gegevens invult (naam, e-mailadres, telefoonnummer, enz.).
Voor kandidaten
- Sollicitatie-informatie: CV, motivatiebrief, opleiding, werkervaring, portfolio’s, certificaten, referenties, enz.
- Informatie uit het selectieproces: antwoorden op vragen, notities uit gesprekken, evaluaties, testresultaten, salarisverwachtingen.
- Informatie uit openbare bronnen: gegevens uit professionele platforms zoals LinkedIn of bedrijfswebsites.
- Informatie van referenties: contactgegevens en opmerkingen van door u opgegeven referentiepersonen.
Voor referenties
- Contactgegevens die we ontvangen van de kandidaat die u als referentie opgeeft.
- Informatie die u vrijwillig verstrekt wanneer wij u contacteren.
3. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
Wij verzamelen persoonsgegevens:
- Direct van u, wanneer u solliciteert, contact opneemt of een profiel aanmaakt.
- Van onze Carrièresite, via cookies en vergelijkbare technologieën.
- Uit openbare bronnen, zoals LinkedIn.
- Via verwijzingen, door medewerkers, partners of door doorverwezen kandidaten.
- Tijdens het wervingsproces, wanneer gesprekken, evaluaties of documenten door ons worden vastgelegd.
4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme en duidelijk omschreven doeleinden, waaronder:
4.1 Werving en selectie
- Beoordelen van uw sollicitatie en professionele profiel;
- Communiceren over uw sollicitatie en het selectieproces;
- Nemen van contact met potentiële kandidaten (indien hiervoor toestemming is gegeven).
4.2 Talent community
- Verzenden van updates over vacatures (indien u hiervoor opt-in heeft gegeven);
- Opbouwen van een talentpool voor toekomstige rekruteringsbehoeften.
4.3 Verbetering van onze Carrièresite
- Analyses van bezoekgedrag en prestaties;
- Onderhoud, beveiliging en verbetering van functionaliteiten.
4.4 Wettelijke verplichtingen en bescherming van onze rechten
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te delen (bijv. bij gerechtelijke vorderingen);
Behandeling van klachten, geschillen of verzoeken volgens de GDPR.
5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:
Dienstverleners die ons helpen bij de werving en employer branding (zoals Teamtailor);
Externe partners die assessments of screenings uitvoeren;
Overheidsinstanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn;
Bedrijven die cookies plaatsen (alleen als u hiervoor toestemming geeft);
Groepbedrijven binnen Inventi, indien relevant voor het rekruteringsproces;
Partijen betrokken bij fusies/overnames, indien van toepassing.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.
6. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?
Afhankelijk van de situatie verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van:
a) Gerechtvaardigd belang (legitimate interest)
Bijvoorbeeld voor het beoordelen van sollicitaties, het onderhouden van onze Carrièresite, het werven van talent en het beschermen van onze rechten.
b) Toestemming
Voor:
het opnemen van interviews;
het communiceren over toekomstige vacatures;
het opnemen in onze talent community;
bepaalde cookiecategorieën.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
c) Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld wanneer gegevens moeten worden gedeeld in verband met wettelijke procedures.
7. Doorgifte buiten de EU/EER
Sommige dienstverleners verwerken persoonsgegevens buiten de EU/EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Wanneer dit gebeurt:
gebruiken wij door de Europese Commissie goedgekeurde beschermingsmaatregelen (zoals het EU–VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen),
en nemen wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Bezoekers
Technische gegevens worden maximaal 1 jaar bewaard voor beveiligings- en analytische doeleinden.
Cookiebewaarperiodes vind u in ons Cookiebeleid.
Kandidaten
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
Sollicitanten zonder toestemming voor toekomstige vacatures: maximaal 180 dagen.
Kandidaten die toestemming geven voor toekomstige vacatures: maximaal 365 dagen (24 maanden).
Gesourcete kandidaten: worden enkel bewaard wanneer zij toestemming geven; zonder toestemming worden zij tijdig verwijderd.
Aangenomen kandidaten: worden bewaard als onderdeel van het personeelsdossier zolang als wettelijk vereist.
Referenties worden bewaard zolang de gegevens van de kandidaat voor wie u referentie bent, worden bewaard.
9. Welke rechten heeft u?
U heeft volgens de GDPR de volgende rechten:
Recht op inzage
Recht op rectificatie
Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”)
Recht op beperking van verwerking
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Recht op bezwaar
Recht om toestemming in te trekken
U kunt deze rechten uitoefenen via:
de Data & Privacy-pagina op onze Carrièresite,
10. Contact
Voor vragen of verzoeken over gegevensbescherming kunt u contact opnemen via:
info@inventi.be
11. Aanpassingen aan dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer we onze verwerkingen wijzigen of om te voldoen aan nieuwe wetgeving. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.
